Українські документи будуть дійсними на території зарубіжних держав за умови їхньої легалізації. Одним із способів оформлення офіційних паперів поряд із легалізацією є проставлення на них апостилю.
Досвідчені фахівці, які займаються подібними процедурами, допоможуть у виборі оптимального варіанта оформлення. Важливе значення має те, в якій країні ви маєте намір використовувати апостильовану документацію. Все в цьому випадку залежить від того, чи підписала країна Гаазьку конвенцію про відміну обов’язкової легалізації офіційних документів.
Що являє собою апостиль та його формат
Йдеться про спеціальний вид штампу, право проставляти який мають міністерства України – найчастіше це міністерство юстиції. Таке позначення необхідне для підтвердження посади та підпису особи, яка видала конкретний документ. Для різних типів документів штамп може ставитися на вільному місці або підшиватись до оригіналу як додаток.
Так званий подвійний апостиль розміщується на оригіналах та копіях з нотаріальним завіренням. Прикладом країн, де потрібний подвійний варіант – Норвегія, Італія, Швейцарія, Голландія, Австрія, Франція, Португалія, Великобританія, Данія, Бельгія.
На які документи проставляється апостиль?
Правила проставлення дозволяють розміщення апостилю у таких випадках:
- адміністративні документи – свідоцтва про шлюб та його розірвання, народження та смерть;
- на всіх документах, виданих приватними та державними нотаріальними установами в Україні;
- на довідках судів;
- на всіх офіційних паперах установ, державних органів, підприємств України.
З серпня 2014 року до цього переліку додалися трудові книжки, посвідчення особи та паспорти, реєстраційні свідоцтва на транспортні засоби, дозволи на право володіння зброєю.
Чи є термін дії апостилю?
Відповідь на це питання не може бути однозначною та категоричною. Потрібно враховувати формат документа та законодавство конкретної країни. Певних міжнародно визнаних нормативів із цього приводу немає. Наприклад, у вже згаданій Гаазькій конвенції немає норм щодо обмеження терміну дії. Насправді це означає безстроковість до закінчення придатності самого документа.
Але в ряді країн є положення про так звану «свіжу» документацію – наприклад, витяги з різних реєстрів та довідки про відсутність судимості з наявністю апостилю, проставленою не більше шести місяців тому.
У Бельгії та Франції дійсними вважаються документи, які видавалися не пізніше 6 місяців до моменту подання. Таким чином, термін дії апостилю на свідоцтві про шлюб буде різним залежно від країни перебування власника.
Якщо все-таки термін дії минув, необхідно діяти так:
- витребування дубліката документа з проставленим у ньому апостилем;
- уточнення вимог конкретної країни;
- юридична консультація у юриста;
- уточнення необхідності легалізації замість апостилю.
Також важливо розуміти, чим відрізняється апостиль від нотаріального засвідчення. Хоча в обох випадках йдеться про підтвердження справжності документа, використовувати нотаріальне запевнення можна лише у своїй країні, а апостиль у всіх державах-учасницях Гаазької конвенції.
Часто задається питання – чи потрібен апостиль на свідоцтво про народження? Це необхідно в деяких випадках, коли такий документ планується застосувати для отримання візи, возз’єднання з сім’єю, деяких інших офіційних процедур.
